Revista Killkana Sociales Vol. 7, No. 3, septiembre-diciembre, 2023
Auditoría institucional de calidad. Una
experiencia práctica
Institutional quality audit. A practical experience
Resumen
La Universidad Técnica de Cotopaxi viene implementando su Sistema de Gestión del
Aseguramiento de la Calidad con base en cuatro procesos: auditoría del entorno de carreras y
programas, auditoría de resultados de aprendizaje, evaluación integral del profesor y auditoría
institucional. El objetivo de este trabajo es mostrar el marco metodológico utilizado y los
resultados parciales de las fases que se han ejecutado hasta la fecha de presentación del mismo,
sobre todo porque en este proceso se implementaron el sistema de indicadores de calidad,
plataforma SiGAC, participación de pares externos y grupos focales de actores externos. Una
de las apuestas de la Universidad Técnica de Cotopaxi es articular la autoevaluación que la
realizan las dependencias administrativas y académicas con la auditoría de calidad que la
lidera la Dirección de Aseguramiento de la Calidad apalancándose en el Banco de Evaluadores
Internos que viene conformando desde hace dos años y en la conformación de comités de
calidad en el que participan todos los grupos de interés internos. En tal sentido, se valora
satisfactoriamente que para esta auditoría institucional de calidad se hayan conformado
17 comités de calidad con la participación de 74 personas, entre autoridades, estudiantes,
docentes y personal administrativos, nueve evaluadores internos y cuatro pares externos de
universidades públicas en el marco de los convenios especícos de cooperación en temas de
calidad.
Palabras claves: autoevaluación, auditoría de calidad, aseguramiento de la calidad
Abstract
The Technical University of Cotopaxi has been implementing its Quality Assurance Management
System based on four processes: audit of the career and program environment, audit of
learning outcomes, comprehensive faculty evaluation, and institutional audit. The objective
Vizcaíno - Figueroa, Juan José¹,²*; Rojas - Armos, Nelly Gerardina¹
1 Universidad Técnica de Cotopaxi
² https://orcid.org/0000-0003-4346-4166
* juan.vizcaino8079@utc.edu.ec
DOI: https://doi.org/10.26871/killkanasocial.v7i3.1417
Artículo original. Revista Killkana Sociales.Vol. 7, No. 3, pp. 183 - 194 , septiembre-diciembre, 2023.
p-ISSN 2528-8008 / e-ISSN 2588-087X. Universidad Católica de Cuenca
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of this work is to present the methodological framework used and the partial results of the
phases that have been conducted up to the date of this presentation, especially since in this
process, the quality indicator system, SiGAC platform, the participation of external peers,
and focus groups of external stakeholders were implemented. One of the commitments of
the Technical University of Cotopaxi is to articulate the self-evaluation carried out by the
administrative and academic departments with the quality audit led by the Quality Assurance
Department, utilizing the Bank of Internal Evaluators established over the past two years
and the formation of quality committees in which all internal stakeholders participate. In
this regard, it is satisfactorily valued that 17 quality committees have been formed for this
institutional quality audit with the participation of 74 people, including authorities, students,
faculty and administrative staff, nine internal evaluators, and four external peers from public
universities within the framework of specic cooperation agreements on quality issues.
Keywords: self-assessment, quality audit, quality assurance
1. Introducción
La implementación progresiva del Sistema de Gestión del Aseguramiento de la
Calidad (SiGAC) en la Universidad Técnica de Cotopaxi (UTC), que fue aprobado por el Consejo
Universitario mediante Resolución N.6 del 21 de junio de 2021, está generando resultados
positivos en la gestión interna de la Universidad. El SiGAC tiene cuatro procesos de calidad:
auditoría del entorno de carreras y programas, auditoría de resultados de aprendizaje,
evaluación integral del profesor y auditoría institucional.
Tanto la auditoría del entorno de aprendizaje en carreras y programas como la
auditoría de resultados de aprendizaje en carreras, signicó la valoración de las fortalezas y
necesidades que tienen dichas instancias para mejorar su gestión; y, a partir de los resultados
obtenidos se generaron planes de mejora articulados a la planicación estratégica de la
Universidad.
No obstante, es imperioso que se armonicen sus demandas con la dinámica de
las dependencias centrales, cuyos principales roles son la regulación, instrumentación y
coordinación de las actividades sustantivas de la institución, sobre todo, considerando que la
UTC realizó una actualización de su estructura orgánica, estatuto y reglamento organizacional
por procesos.
Con base en estos antecedentes, la UTC está desarrollando su auditoría institucional
de calidad, la misma que cuenta con la inclusión de la opinión de grupos de interés externos:
graduados, organizaciones sociales, empresas públicas y privadas y beneciarios de los
proyectos que la UTC ejecuta en territorio, que serán liderados por pares evaluadores
externos, seleccionados de las instituciones de educación superior con las que suscribieron
convenios especícos de colaboración en temas de calidad. Adicionalmente, está garantizado
el acompañamiento del Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior
(CACES), tal como se hizo en la auditoría de calidad de carreras. Los objetivos especícos que
se propusieron son:
1. Conformar los comités de calidad de las dependencias centrales.
2. Determinar las fortalezas y oportunidades de las dependencias centrales.
3. Elaborar planes de mejora de las dependencias evaluadas.
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4. Promover el uso de los indicadores del SiGAC para mejorar la gestión.
5. Institucionalizar las fuentes de información y evidencias que demanda el
SiGAC.
2. Metodología
Para cumplir con los objetivos propuestos se propuso realizar el proceso en nueve
fases (Ver Figura 1), para involucrar ordenadamente a todas las facultades, extensiones
posgrado, direcciones generales y direcciones administrativas.
Figura 1:
Fases de la auditoría de calidad institucional
FASE 1
Diseño de instrumentos
FASE 4
Visita in situ
FASE 7
Apelación de resultados
FASE 2
Conformación Comités de
Calidad
FASE 5
Grupos focales con grupos
de interés externos
Fase 8
Informe nal de pares
FASE 3
Autoevaluación
FASE 6
Informe preliminar de
pares
Fase 9
Plan de Mejoras
3. Resultados
Este trabajo aporta con los resultados parciales que se han generado hasta la fase 4,
describiendo cada una de ellas para que sirva como buena práctica de aseguramiento interno
de la calidad.
FASE 1.
Diseño de instrumentos
En esta fase se elaboraron los instrumentos requeridos para todo el proceso de
auditoría (modelo de evaluación, chas de indicadores, formatos de informes, plataforma
SiGAC) con base en los 86 indicadores que forman parte del SiGAC. Todos los indicadores
tienen un diseño SMART, que se corresponden con la siguiente estructura:
• Función
• Tipo de proceso
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• Proceso
• Dimensión
• Componente
• Descripción del indicador
• Periodicidad
• Variables
• Fuentes de información
• Fórmula de cálculo
• Evidencias
• Responsable del proceso
• Responsable de la fuente de información
• Responsable de la evidencia
Al ser el primer proceso de auditoría institucional con base en el sistema de indicadores
del SiGAC, los resultados que se obtengan servirán como línea base para monitorear su mejora
a lo largo del tiempo, porque la premisa es que detrás de cada resultado cuantitativo existe
el respectivo análisis cualitativo del comportamiento del indicador, señalando fortalezas
y oportunidades de mejora. Por ello, los indicadores se segmentan de acuerdo al grado
de inuencia que tiene cada dependencia en el comportamiento de las variables que lo
conforman. De esta forma, se pudo plantear las fuentes de información institucionales que se
requieren para evidenciar la existencia de cada dato.
Es importante señalar que los indicadores se propusieron con base en los métodos
inductivo y deductivo, porque si bien la UTC cuenta con varias fuentes de información que
apalancan la toma de datos, existen fuentes de información que deben ser generadas para
obtener los datos requeridos para el cálculo de un determinado indicador, que por necesidades
institucionales se requieren implementar y con este proceso de auditoría, se pretende que
las dependencias debatan sobre los mecanismos institucionales que se deben generar para
conseguirlos.
Los indicadores que están asignados a las facultades, extensiones y posgrado son los
siguientes:
Tabla 1:
Indicadores de facultades, extensiones y posgrado
Función Indicador
Docencia
1. Número de ayudantes de cátedra
2. Porcentaje de cumplimiento de actividades docentes
3. Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de las juntas de carrera
4. Promedio de horas de capacitación docente
5. Tasa de permanencia
6. Tasa de rendimiento estudiantil
7. Tasa de titulación
Investigación
1. Número de ayudantes de investigación
2. Número de proyectos formativos por líneas de investigación
3. Porcentaje de obtenciones vegetales registradas
4. Porcentaje de patentes/prototipos/software registrados
5. Tasa per cápita de artículos indizados
6. Tasa per cápita de obras relevantes publicadas
7. Tasa per cápita de ponencias presentadas
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Fuente:
Sistema de Gestión del Aseguramiento de la Calidad, UTC, 2021.
Las direcciones generales también tienen la responsabilidad de vericar el
comportamiento de los indicadores de facultades, extensiones y posgrado de manera
agregada, pero adicionalmente tienen los siguientes indicadores que son de su exclusiva
competencia:
Tabla 2:
Indicadores de las direcciones generales
Función Indicador
Académica
Índice de actualización del sistema académico
Índice de efectividad de la nivelación
Número de nuevas carreras/programas
Porcentaje de satisfacción con el servicio de bibliotecas
Porcentaje de satisfacción de graduados
Tasa de admisión
Tasa de empleabilidad
Tiempo promedio de respuesta a las observaciones de diseños y rediseños
Investigación
Índice de actualización del sistema de investigación
Número de líneas de investigación por carrera/programa
Número de proyectos de innovación educativa por líneas de investigación
Número de proyectos generativos por líneas de investigación
Vinculación Índice de actualización del sistema de vinculación con la sociedad
Número de eventos de educación continua realizados
Vinculación
1. Número de ayudantes de vinculación
2. Número de convenios operativos
3. Número de programas de vinculación por carreras/programas
4. Número de programas de vinculación por líneas de investigación
5. Número de proyectos institucionales por programas de vinculación
6. Número de proyectos integradores por programas de vinculación
7. Número de Redes vigentes
8. Porcentaje de docente participantes en proyectos de vinculación
9. Porcentaje de docentes en programas de movilidad
10. Porcentaje de estudiantes en programas de movilidad
11. Porcentaje de estudiantes participantes en proyectos de vinculación
12. Promedio de beneciarios por proyectos de vinculación
Condiciones
institucionales 1. Índice de aplicabilidad del modelo educativo
Fuente:
Sistema de Gestión del Aseguramiento de la Calidad, UTC, 2021.
En lo que respecta a las direcciones administrativas, tienen asignadas indicadores
que se relacionan con su aporte al SiGAC en procesos especícos de apoyo.
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Tabla 3:
Indicadores de las direcciones administrativas
Dependencia Indicador
Dirección
Administrativa
1. Porcentaje de cumplimiento del plan de adquisiciones
2. Porcentaje de cumplimiento del plan de construcciones
3. Porcentaje de cumplimiento del plan de mantenimiento
4. Porcentaje de cumplimiento del plan de mantenimiento de laboratorios
5. Porcentaje de satisfacción con el equipamiento
6. Porcentaje de satisfacción con la infraestructura
Dirección de
Bienestar
Universitario
1. Porcentaje de docentes que utilizaron servicios de salud
2. Porcentaje de estudiantes con ayuda económica
3. Porcentaje de estudiantes con beca
4. Porcentaje de estudiantes que utilizaron servicios de salud
5. Porcentaje de personal administrativo que utilizaron servicios de salud
6. Porcentaje de satisfacción con los servicios de orientación profesional
7. Porcentaje de satisfacción con los servicios de salud
Dirección
Financiera
1. Porcentaje del presupuesto destinado a ayudas económicas
2. Porcentaje del presupuesto destinado a becas
3. Porcentaje del presupuesto destinado a equipos y materiales
4. Porcentaje del presupuesto destinado a formación y capacitación del personal administrativo
5. Porcentaje del presupuesto destinado a formación y capacitación docente
6. Porcentaje del presupuesto destinado a incentivos y/o reconocimientos
7. Porcentaje del presupuesto destinado a infraestructura
Dirección de
Comunicación
Institucional
1. Días promedio de actualización de la página web y redes sociales
2. Porcentaje de consultas resueltas
3. Porcentaje de satisfacción con la página web y redes sociales
Dirección
de Talento
Humano
1. Porcentaje de docentes con más de dos maestrías
2. Porcentaje del personal administrativo con incentivos y/o reconocimientos
3. Promedio de horas de capacitación del personal administrativo
4. Tasa de formación doctoral
5. Tasa de rotación del personal
6. Tasa de titularidad
7. Porcentaje de docentes con incentivos y/o reconocimientos
8. Porcentaje de docentes promovidos
Dirección de
Tecnologías de
la Información
1. Porcentaje de incidencias resueltas
2. Porcentaje de satisfacción con los servicios informáticos
3. Porcentaje de satisfacción estudiantil con las aulas virtuales
4. Tiempo promedio de resolución de incidencias
Dirección de
Aseguramiento
de la Calidad
1. Índice de actualización del sistema de gestión del aseguramiento de la calidad
2. Número de requerimientos de actualización del Estatuto
3. Porcentaje de comprensión de la política y objetivos de calidad
4. Porcentaje de cumplimiento de metas
5. Porcentaje de cumplimiento de planes de mejora
6. Porcentaje de cumplimiento de resultados de aprendizaje
7. Porcentaje de desempeño de las carreras/programas
8. Porcentaje de desempeño docente
9. Porcentaje de desempeño institucional
10. Porcentaje de satisfacción de grupos de interés internos y externos
Fuente:
Sistema de Gestión del Aseguramiento de la Calidad, UTC, 2021.
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Auditoría institucional de calidad. Una experiencia práctica
FASE 2.
Conformación de Comités de Calidad
Los Comités de Calidad son uno de los elementos de gestión del SiGAC, por lo tanto,
deben ser reconocidos formalmente por la instancia correspondiente, debido a que deben
tener estabilidad en su integración para lograr la efectividad que se espera. No obstante,
si por interés o necesidad institucional se requiere cambiar su conformación, debe ser la
misma instancia que lo aprobó, la que realice dicho cambio. En ambos casos, la Resolución de
conformación del Comité de Calidad debe ser noticada a la Dirección de Aseguramiento de
la Calidad para su registro.
Tabla 4:
Comités de calidad de las facultades, extensiones, posgrado y direcciones generales
Comité de Calidad Aprobado por
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Consejo Directivo
Facultad de Ciencias Sociales, Artes y Educación Consejo Directivo
Facultad de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas Consejo Directivo
Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales Consejo Directivo
Dirección Ejecutiva de Posgrado Consejo Directivo
Dirección Ejecutiva de la Extensión Pujilí Consejo Directivo
Dirección Ejecutiva de la Extensión La Maná Consejo Directivo
Dirección General Académica Consejo Académico
Dirección General de Investigación Consejo Académico
Dirección General de Vinculación Consejo Académico
La estructura de los comités de calidad de facultad, extensión, posgrado se presenta
en la Figura 2 y los comités de direcciones generales en la Figura 3. Es importante señalar
que, debido a la implementación progresiva de la nueva estructura orgánica, los comités de
las direcciones generales deberán ser conformados nuevamente, una vez que se cubran las
vacantes de las unidades que dependen de cada una.
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Figura 2:
Estructura del Comité de Calidad de Facultad/Extensión/Posgrado
Director Académico
Facultad/Extensión/
Posgrado
Director 1
Representante estudiantil
suplente de Consejo Directivo
Facultad/Extensión/Posgrado
Ayudante cátedra,
investigación, vinculación
Director de Investigación
Facultad/Extensión/
Posgrado
Director 2
Analista administrativa o
similar
Analista administrativa o
similar
Decano/Director
Ejecutivo
Director General
Director de Vinculación
Facultad/Extensión/
Posgrado
Director n
Figura 3:
Estructura del Comité de Calidad de las Direcciones Generales
En el caso de las direcciones administrativas, cada Comité fue conformado por al
menos dos personas designadas por el Director de la unidad correspondiente, considerando
que en ninguno de ellos debía participar el Director.
Gracias a esta estructuración de los comités, se promueve la aplicación del principio de
calidad declarado en el artículo 93 de la Ley Orgánica de Educación Superior con respecto
a la construcción colectiva de la cultura de calidad con la participación de todos los
estamentos universitarios.
De esta forma, en la auditoría institucional de calidad participan 42 personas en
los comités de facultades, extensiones, posgrado, 18 en los comités de las direcciones
generales y 14 en las direcciones administrativas.
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Auditoría institucional de calidad. Una experiencia práctica
FASE 3.
Autoevaluación
Cada Comité tuvo la responsabilidad de realizar la autoevaluación de su dependencia
con base en los lineamientos de la DAC, para lo cual debieron recabar y analizar toda la
información disponible para generar las fuentes de información solicitadas por el SiGAC.
La autoevaluación se realizó en la plataforma informática que se diseñó para tal
efecto, teniendo tres momentos de operación:
Primer momento
Carga de fuentes de información y datos para el cálculo de indicadores por parte
de los comités de calidad de facultades/extensiones/posgrado.
Segundo momento
Carga de fuentes de información y datos para el cálculo de indicadores por
parte de los comités de calidad de las direcciones generales y administrativas.
Adicionalmente, en este momento se realizó la validación de la información
generada en el momento 1.
Tercer momento
Vericación de los equipos de evaluadores internos a la información generada en
el momento 2.
FASE 4.
Visita in situ
Para la visita in situ y vericación del momento 3 se conformaron comités de pares,
considerando el Banco de Evaluadores Internos de la UTC y los convenios especícos de
colaboración para temas de calidad suscritos con universidades públicas. Mientras se
realizaba la fase de autoevaluación, se diseñó un curso de formación de pares académicos en
la plataforma Moodle, considerando que los pares son actores claves para el aseguramiento
de la calidad en la educación superior.
Por ello, es importante que adicionalmente a sus competencias profesionales,
técnicas y humanas, los pares dominen asuntos concernientes a la calidad, para que su
desenvolvimiento se realice en los términos normativos, procedimentales y éticos, aplicables
a su rol en los procesos que les competen. En tal sentido, el curso aportó con un marco
conceptual de la calidad, desde diferentes aristas, que permitan entender las dinámicas que
las instituciones de educación superior adoptan para asegurar la calidad de sus procesos.
FASE 5.
Grupos focales con grupos de interés externos
Si bien esta fase no se realizó hasta la presentación de este trabajo, su planicación
está dentro de lo previsto. Para ello, se conformaron cuatro grupos focales de actores externos
con el objetivo de indagar las percepciones y recoger sus necesidades y expectativas con el
quehacer universitario.
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Tabla 5:
Grupos focales para entrevistarse con pares externos
Grupo de interés Responsable del grupo Función SiGAC
Graduados de grado y posgrado D.G. Académica Docencia
Empresas públicas/privadas y beneciaros de
proyectos de investigación
D.G. de Investigación Investigación
Organizaciones sociales y beneciaros de proyectos
de vinculación
D.G. de Vinculación Vinculación
Estudiantes y docentes DAC Condiciones institucionales
4. Conclusiones
La Universidad Técnica de Cotopaxi aanza sus procesos internos para el
aseguramiento de la calidad, puesto que con la auditoría institucional de calidad se ejecutan
las herramientas pendientes de aplicación: sistema de indicadores, plataforma SiGAC,
pares externos y grupos focales de actores externos.
Se conformaron 17 comités de calidad con la participación de 74 personas, entre
autoridades, estudiantes, docentes y personal administrativos y cuatro pares externos de
universidad públicas en el marco de los convenios especícos de cooperación en temas
de calidad. De acuerdo a la planicación de la auditoría se espera contar con los planes de
mejora hasta octubre de 2023.
Como la auditoría institucional de calidad no terminó de implementarse hasta la
presentación de este trabajo, no se pueden sacar conclusiones nales del proceso, no
obstante, varios son los benecios que se están evidenciando institucionalmente: a) la
discusión y apropiación de los indicadores de gestión que forman parte del SiGAC por parte
de autoridades, docentes, estudiantes y personal administrativo, puesto que al ser todos de
orden cuantitativo, han promovido la reexión sobre la importancia de las variables que lo
componen y de la calidad de fuentes de información que se deben elaborar, b) la relaciones
de cooperación interinstitucional con otras universidades para el intercambio de pares, c)
la sistematización y repositorio de información generada en una plataforma diseñada para
los procesos de autoevaluación, d) la consolidación del banco de evaluares internos, y e)
la inclusión de grupos de interés externos para recabar sus expectativas con respecto al
quehacer universitario.
Con base a los resultados que se obtengan al nalizar el proceso de auditoría
institucional, se podrá hacer una valoración completa del aporte que ha tenido el SiGAC
en la dinámica institucional par asegurar la calidad de sus procesos académicos y
administrativos.
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5. Referencias Bibliográcas
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UOC Publishing, SL. Barcelona.
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Universidad Técnica de Cotopaxi. (2021). Sistema de Gestión del Aseguramiento de la Calidad.
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Recibido:
19 de abril de 2023
Aceptado:
29 de junio de 2023
